Grootschalige complexe projecten

Grootschalige complexe projecten vereisen veelsoortige oplossingen. Oplossingen met betrekking tot informatiesystemen en de uitwisselling van bijbehorende data; tijdige besluitvorming, én op elkaar afgestemde activiteiten van de diverse betrokken partijen. Dit is waar onze expertise de grootste toegevoegde waarde geeft bij de voorbereiding en uitvoering van omvangrijke en complexe investeringsprojecten.

Ambitie gevolgd door handelingen

Opdrachtgevers zijn zich steeds meer bewust dat enig inzet van medewerkers wordt gestuurd door de uitspraken van het management over de ambitie van te behalen doelen, gevolgd door bijbehorende handelingen. Het komt te vaak voor dat één van deze twee zaken niet plaatsvindt. Echter, betrokken medewerkers verwachten dergelijke initiatieven en nemen om die reden zelf niet het initiatief bij het stellen van prioriteiten. Het stellen én uitspreken van dergelijke prioriteiten tesamen met het oplijnen van betrokken partijen, zgn. stakeholders, blijkt een vereiste om gestelde doelen, binnen vooraf gedefinieerde kaders, te realiseren.

Critical Chain

Eén van de beproefde insteken om informatiestromen met bijbehorende besluitvorming inzichtelijk te maken, is het gebruik van een model dat al jaren succesvol wordt toegepast op grootschalige complexe engineeringsprojecten. Die inzichtelijkheid vergroot de voorspelbaarheid van projecten. Het model is opgezet in lijn met de wachtrijtheorie, zoals beschreven in het boek Critical Chain (Goldratt, 1997). Daarbij is de tijd om informatie te verwerken en de kwaliteit van besluitvorming, leidend.

Agent Based Model

Een Agent Based Model is een (simulatie)model gebaseerd op een algoritme. Een algoritme dat aan de hand van een gestandaardiseerde aanpak, gebruik maakt van een gevalideerde dataset van menselijk gedrag. Gedrag dat middels statistische correlaties -relaties met bijbehorende weegfactor- vertragingen (lees: risico’s) kan kwantificeren die verband houden met de kwaliteit van het werk.

Indirect Werk

Veel projecten eindigen niet binnen de, van te voren gestelde, kaders van Tijd, Kosten en Kwaliteit. Dat heeft meerdere oorzaken, maar de hoofdoorzaak van alle kosten- en tijdsoverschrijdingen is -Indirect werk-; werk waarvan iedereen weet dat het bestaat, maar waar niemand zijn of haar vinger achter krijgt. Indirect werk dat is samengesteld uit:

1. Rework, werk dat niet voldoet ad kwaliteitseisen en opnieuw moet worden uitgevoerd

2. Coördinatie, de tijd nodig om het werk vd diverse betrokken partijen op elkaar af te stemmen, en

3. Besluitvorming, de tijd nodig om een kwalitatief goed besluit te nemen (met de juiste competenties in de zaal).

Risicosessies

Elke organisatie kent het fenomeen van risicosessies. Een bijeenkomst waarvan de uitkomsten niet altijd brengen wat er van wordt verwacht. Reden hiervan:

❖ benoemen en kwantificeren van risico’s is met name gebaseerd op de perceptie (lees: belang) van de deelnemers, en

❖ het benoemen van enig risico is te gedetailleerd.

Een andere wijze van risicoduiding, een wijze waarbij risico’s op een hoger abstractieniveau worden benoemd, schept de mogelijkheid tot standaardisatie en daarmee toepassing van statistiek. Eveneens vervalt met deze aanpak de detaillering van risico’s en verkleint de (indirecte) invloed van de deelnemers. Een bijkomend voordeel daarbij: het afschuiven van verantwoordelijkheden tussen partijen (verwijtbaarheid) neemt af.

Toepassing statistiek

Met behulp van statistiek is indirect werk, met daarbij de drie hierboven vermelde punten, te kwantificeren. Wanneer die uitkomsten van te voren bekend zijn, kan de (project) organisatie anticiperen met mitigerende maatregelen op dan bekende grootste risico’s. Ervaring leert dat organisaties in staat zijn om de kleinere risico’s te absorberen. Mitigerende maatregelen voor de twee, (drie, vijf, of meer) grootste risico’s kunnen door het model in korte tijd én in een veilige omgeving, worden getest.

Lerend vermogene

Omdat het model de organisatie met het werk ‘verbindt’, zijn teamsamenstellingen en contractvormen vooraf te testen (zgn. Organisational Design). Met deze werkwijze vertoont de leercurve van enig organisatie een steile opwaartse trend. Daarnaast horen wij van onze opdrachtgevers dat de snelheid van hun besluitvorming -door een verbeterde kwaliteit van de aangeleverde informatie- met een factor drie toeneemt.

Risicomijdend gedrag

Voorwaarde is dat de organisatie de ambitie moet hebben om er wat mee te doen.
Risicomijdend gedrag, zoals benoemd in het boek Thinking, Fast and Slow (Kahneman,
2011), blijkt één vd belangrijkste aspecten dat die ambitie wel wordt uitgesproken maar niet wordt waargemaakt. Overschrijdingen in tijd en geld, worden om die reden te vaak geabsorbeerd door de balans.

Organisatorische risico’s

Organisaties, zowel profit- en non-profit, blijven de nadruk leggen op technische zaken en
kijken onvoldoende naar organisatorische risico’s (met aangetoond grotere impact).
Toepassing van een dergelijk innoverend concept krijgt daardoor nauwelijks tractie. Er is
echter een verschuiving zichtbaar, mede aan de hand van recente publicaties over
risicomanagement door oa. TNO met de norm ISO 31000 en wetenschappelijk onderzoek
aan onder andere, de TU Delft.

Details
Zie bijlage voor bijzonderheden model en suggestie discussie project management
 
Bijlage
 
-i-

Ingenieursvereniging KIVI

 
Eind 2019 heb ik over bovenstaand onderwerp een presentatie verzorgd voor leden van de
landelijke ingenieursvereniging KIVI:
 
 
Laat u niet afschrikken door de 28 slides, want het plaatjesgehalte is hoog. Het eigenlijke
verhaal begint op slide 6, met toelichting van het gebruikte concept op slide 12. Verdere
 
relevante onderwerpen: vijf Organisatorische aspecten (slide 14) en diverse Groeps-
karakteristieken (slide 18). Voorbeelden van enkele neutrale vragen die betrekking hebben op
 
het toegepaste concept, staan als online vragen vermeld op slide 19 t/m 23. Eveneens, voor de
liefhebbers, de nodige verwijzingen naar publicaties.
 

Discussie

Het concept, zoals vermeld op slide 12, de vijf punten van slide 14: Organisatorische aspecten
en de punten van slide 18: Groepskarakteristieken, lenen zich goed voor een discussie over
Projectmanagement en gerelateerde onderwerpen. Onderwerpen zoals: Teamvorming,
Contractkeuze, Risicomanagement, Besluitvorming en Lerend vermogen van een organisatie.
Ervaring toont aan dat bij een dergelijke discussie, het beste een actuele casus van de eigen
organisatie past.
 
 
Last updated 15-04-2022